El Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA), universidad privada orientada a la enseñanza de carreras tecnológicas, contrató a Xerox para que le brinde una solución de digitalización de documentos escritos a mano. Esta solución está basada en la herramienta DocuShare, que almacena digitalmente archivos que antes se conservaban en papel, como exámenes o memorandos de reuniones de dirección. La solución permite, entre otras cosas, visualizar cada documento, clasificarlo de acuerdo a diversos parámetros y extraer informes estadísticos.
DocuShare es una solución novedosa de fácil implementación: una vez que los documentos están listos para ser archivados, son enviados a un laboratorio de Xerox instalado dentro del ITBA, donde se digitalizan a través de un proceso de escaneo que automáticamente mejora la calidad de la imagen e indexa la información de acuerdo a parámetros como fecha, código de materia, nombre y apellido de alumno, código de matrícula, código de la carrera, y calificación. Posteriormente la información se encripta mediante un código de certificación llamado MD5 que permite corroborar la autenticidad de la información contenida.
Todos los archivos digitalizados cuentan con un sistema de back-up en tres capas para garantizar la seguridad de la información. Los datos son almacenados primeramente en el servidor, luego en el back-up permanente del servidor, y por último, en DVDs que se conservan fuera de las instalaciones de la universidad.
“DocuShare es una solución sin precedentes en el ámbito académico. Estamos muy orgullosos de trabajar en conjunto con una de las principales instituciones educativas tecnológicas del país, que ha demostrado estar siempre a la vanguardia”, comentó Claudio De Siervi, Especialista Senior en Soluciones para Procesos de Negocios de Xerox. Y agregó: “Sin duda, DocuShare marcará un antes y un después en la gestión de documentos y archivos del ITBA. A partir de ahora, los soportes impresos cobran vida y se transforman en una herramienta fundamental para la toma de decisiones”.
El ITBA, como todas las instituciones universitarias, debe cumplir con un requisito de la Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación Universitaria (CONEAU) que exige la conservación de todos los exámenes escritos rendidos por los alumnos, sean parciales, finales o recuperatorios, durante tres años. Este requerimiento obligaba a contar con un espacio físico cada vez mayor para archivar los grandes volúmenes de papel en constante aumento, con la desventaja adicional de que se hacía muy engorroso localizar documentos específicos en caso de ser solicitados.
Para resolver este requerimiento, Xerox digitalizó todos los exámenes desde el 2007 hasta la actualidad. Todos los archivos se almacenan en un servidor de Xerox al que se puede acceder remotamente. El personal administrativo autorizado puede ingresar con un usuario y una contraseña y visualizar cada examen por separado o seleccionar por campos como fecha, alumno, materia, entre otros. El sistema permite a su vez extraer estadísticas y elaborar reportes, lo cual hasta el momento era imposible con los archivos almacenados en papel.
La digitalización de los exámenes es sólo una parte de la operación. La solución de Xerox se aplica también para digitalizar las actas de reunión del Consejo de Regencia del ITBA, que se conservaban en papel desde la creación del instituto en 1959. La solución DocuShare permite, por ejemplo, clasificar por temas y buscar de acuerdo a contenidos de interés.
“Con esta solución de Xerox, los exámenes y memorandos pasaron de ser un soporte de información casi obsoleto y voluminoso a una herramienta clave para la extracción de información y datos estadísticos relevantes para la toma de decisiones y para el perfeccionamiento de nuestro sistema de enseñanza”, comentó el Lic. Rodrigo Fernández, secretario administrativo del ITBA. “En un futuro esperamos que DocuShare se convierta también en una herramienta para los alumnos, de forma tal que puedan acceder a través de la Web a sus propios exámenes, ver las correcciones y mantener un registro propio de sus resultados”.
Para más información sobre DocuShare: http://docushare.xerox.com/international/spanish.html
