El avance de la informática ha conllevado a desarrollar herramientas que favorecen a las empresas a fin de permitirle una mejor operatividad en el manejo de la información que de paso a decisiones que conlleven a la creación de planes, estrategias que le favorezcan.
La gerencia no puede ignorar lo que representa la planificación de recursos empresariales (ERP), que como nos lo recuerda la participante Gabriela Toro de la cátedra de Tópicos gerenciales del Programa de postgrado de la especialidad Gerencia de la calidad y productividad de Faces de la UC es un software en donde existen dos tipos (estandarizada y especializada) de determinados procesos de negocios con el fin de integrar los procesos de una empresa y unificar la información en una misma base de datos, justamente, para la implementación de este proceso se recomienda un equipo con los mismos empleados de la empresa de distintos departamentos o un outsourcing empresa externa para que se encargue del proceso.
ERP es un sistema, que optimiza la cadena de valor interna y es mediante un software instalado a través de la red empresarial permitiendo el compartir la base de datos. El proceso de implantación de la ERP es complejo porque trata todos los aspectos del negocio. Diseñar un plan estratégico para la implantación es importante porque se trata de estructurar e integrar los procesos de la empresa. Si se unifica la base de datos la información es más veraz, se pierde menos tiempo en buscar información de departamento en departamento, se cometen menos errores y se trabaja más rápido.
La ERP ( Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema de gestión empresarial integral para todos los departamentos de cualquier empresa, sean medianas o grandes. Entre sus áreas se encuentran las principales: Finanzas, Comercial, Logistica, Producción, Compras, Ventas, Contabilidad, Mercadeo, Planeación, Manufactura y Recursos Humanos, Presupuesto, Inventario, administrativos, contables, de facturación. Esta Integración genera una reducción de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, así como también información actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto.
Téngase presente, que todo el ERP se lleva a cabo por la toma de decisiones dentro de la empresa. El ERP es un software instalado a través de una red empresarial que permite compartir la base de datos con los departamentos principales de la empresa. Estos sistemas de información son muy costosos pero traen beneficios a la empresa, ya que unifica y ordena la información en un solo lugar. Es una ventaja competitiva en un sector de mercado.
Al hacer la implantación es bueno hacer un análisis de los procesos de negocio, la conveniencia de conocer el funcionamiento de cada proceso para mejorarlo antes y para evitar inconsistencia a la hora de integrarlos. Una vez concluida la implantación es importante dar seguimiento haciendo auditorias.
Cuando se compra el software lo que se tiene es modificar los procesos, hacer lo que se conoce como reingeniería de procesos.
El ERP es integración de la información porque se unifica la base de datos y la información se actualiza en tiempo real y está disponible para todos los empleados en la empresa. EL último paso de la implantación es hacer pruebas con la información real para ver donde están las fallas.
El ERP tiene sus ventajas:
• Una mejor toma de decisiones, mayor fluidez en los procesos del negocio y en los procesos de producción.
• Aumento de Productividad de la planta o negocio.
• Reducción de inventarios.
• Incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes.
• Disminución de compras.
• Disminución de comisiones bancarias por cheques expedidos por órdenes.
• Permite reunir las áreas del negocio y puedes tener mayor control y planeación por ejemplo el SAP, el cual da capacitación por el sistema.
Cabe destacar además, como lo señala Graciela Toro, que las consecuencias de una mala estrategia de implementación podría ir en contra de los intereses del negocio, ya que si no se toma en cuenta los aspectos mencionados anteriormente se puede llegar al fracaso, o simplemente a implementar un sistema por status pero que realmente no cumple con los objetivos de generar más del costo de su adquisición. Simplemente, se convertirán en un sistema de alta tecnología pero de baja funcionalidad.
En resumen es sumamente importante tomar en cuenta si el sistema de información a implementar es el adecuado y que no contravenga contra los intereses generales del negocio.
Ayuda a optimizar las funciones que deben desempeñarse en todas aquellas empresas que realmente son competitivas.
El ERP desempeña un rol importante en el Flujo de Actividades de las empresas.
Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en gastos no planeados.
Los requerimientos deben de ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP) a través de un MRP en base a los niveles de inventario.
Una vez identificados los requerimientos deben de ser autorizados por el responsable del área y el sistema deberá validar si el área en cuestión tiene presupuesto para comprar el requerimiento.
De acuerdo al requerimiento el comprador deberá convertir dichos requerimientos en órdenes de compra.
Las órdenes de compra deberán de ser atendidas por el proveedor seleccionado por el comprador.
El Almacén, Planta o usuario deberá recibir los materiales, materia prima o servicios respectivamente y la recepción de los mismos deberá estar registrada en el sistema (ERP).
En caso de ser materia Prima, se deberá conocer su estatus dentro del proceso de producción para de esta manera identificar si se requiere más materia prima (Se conecta al MRP).
El Área de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podrá recibir aquellas facturas que estén relacionadas a una recepción de materiales, materia prima o servicios.
El sistema validará que se tenga presupuesto para pagar y asignará una fecha en la cual se pueda pagar al proveedor de acuerdo a los términos y condiciones de la compra.
