Imagine poder encontrar, abrir, clasificar, mover y revisar miles de documentos con sólo mover un dedo. O ¿qué tal revisar millones de documentos en horas en lugar de semanas?
Los científicos en Xerox Corporation (NYSE: XRX) han creado un prototipo de sistema de revisión de “documentos inteligentes” en el cual los usuarios pueden reunirse alrededor de una mesa cuya tapa es una enorme pantalla sensible al tacto y clasificar documentos simplemente moviendo sus dedos a través de la pantalla. La interfaz funciona al igual que cuando utiliza su iPhone o la pantalla táctil de su smartphone –pero es más de 150 veces mayor en tamaño, lo cual permite que varias personas trabajen juntas fácilmente.
Desarrollada por los investigadores en el Centro de Investigaciones de Xerox en Europa, la tecnología de revisión de documentos asiste a los usuarios para que puedan agrupar rápidamente documentos similares. Los documentos pueden ubicarse uno al lado del otro para compararlos, agrandarlos y reducirlos o apilarlos en una esquina de la mesa, así como se ubican las hojas de papel reales sobre un escritorio real, pero con todas las capacidades de los documentos digitales. Y, al simplemente señalar unos pocos documentos pertinentes, el usuario “enseña” al sistema qué información es importante. El sistema luego utiliza este conocimiento para categorizar y clasificar automáticamente millones de documentos en una fracción del tiempo que toma hacerlo manualmente.
La tecnología de investigación promete mejorar significativamente el proceso de revisión de documentos, uno de los mayores desafíos para las industrias que poseen un manejo intensivo de documentos como es el caso de las compañías de seguros, farmacéuticas, de medicina, financieras y legales. Por ejemplo, en el proceso de búsqueda, revisión y clasificación de información electrónica que pueda servir de prueba en procesos legales, los abogados pueden examinar una pequeña porción de la prueba documental, indicando qué documentos son relevantes para el caso y aquellos que no lo son. El sistema de revisión de documentos inteligentes luego escanea rápidamente todo el repositorio, recuperando automáticamente todos aquellos documentos que el profesional deba leer.
“Cuando se piensa en la gran cantidad de documentos involucrados en los procesos legales, de búsqueda de patentes, seguridad gubernamental e informes de análisis de inteligencia, es fácil entender como algunos esfuerzos de revisión involucran millones de documentos”, comentó Carolina Privault, líder de proyecto en el centro de investigaciones. “Nosotros creemos que una herramienta como esta tendrá un impacto importante en el costo, la exactitud y la velocidad de los procesos de revisión de documentos”.
El sistema de revisión de documentos de Xerox se suma a la tecnología anterior denominada CategoriX, desarrollada por un equipo de investigadores en el Centro de Investigaciones de Europa. El mismo CategoriX está actualmente disponible como parte del conjunto de ofrecimientos de Servicios de Xerox para Juicios que ayudan a la preparación, búsqueda y clasificación de información electrónica con el propósito de ser utilizada como prueba en litigios o procesos legales.
CategoriX es una herramienta de clasificación automática de documentos diseñada por científicos en lingüística y estadísticas. Esta tecnología combinada con la mesa con pantalla táctil de PQ Labs constituye la base del prototipo de revisión de documentos inteligentes.
El sistema prototipo está actualmente en fase de prueba piloto antes de su desarrollo para comercialización. La disponibilidad del mismo se anunciará más adelante.
Vea una demostración en video del prototipo de sistema de revisión de documentos.
