Para una empresa generar un evento es algo que implica mucha dedicación, tanto de energía como de tiempo y de recursos humanos. Por eso, generalmente se suelen contratar organizadores de estos momentos, para que todo fluya de una mejor manera. Sin embargo, antes de elegir a un proveedor hay que prestar especial atención a qué ofrece y cuáles son las soluciones que acerca.
Hoy, el mundo corporativo brinda fiestas o encuentros para distintas cosas. Hay de RRHH (jornadas de capacitación o motivación, fiesta de fin de año, festejos especiales de la empresa) y también de marketing (lanzamiento de productos y servicios, convenciones de ventas y más). En ambos casos se trata de momentos especiales en la vida de una firma y por eso se preparan con anticipación.
Por supuesto, la compañía analizará (de acuerdo a lo que espera dar y a lo que pretende obtener) cuánta inversión quiere destinar a este encuentro y, de acuerdo a esto, verá si existe la posibilidad de tercerizar la puesta en marcha. Sin embargo, todo este esfuerzo puede caerse si ocurren determinados errores técnicos. Entonces, hay que prever que servicios brindará el organizador, para evitar así el fracaso por cosas sencillas pero que deben estar bien.
Lo primero que hay que tener en claro es que el proveedor nos dará todo el equipamiento necesario para que las cosas funcionen. Para esto es necesaria una charla previa sobre qué tipo de actividades se realizarán y qué equipamiento desean tener. También hay que informar en qué lugar se hará la reunión y el horario, así se sabrá cuánta iluminación será requerida y si hay una estructura para brindar energía, por ejemplo. Es frecuente que lleguen los equipos al lugar y que, por ejemplo, no haya una fuente adecuada para enchufarlo, que salten los tapones por la recarga o que la pantalla a instalar sea más alta que lo que permite el techo. Esto pasa cuando no hubo una planificación previa, tanto desde la firma como desde el organizador de eventos.
Otro ítem que hay que preguntar es cuál es el protocolo de acción, es decir, si va antes al salón, si tiene equipos de back-up, cuánto personal destinará y más. También hay que pedir una lista detallada de qué equipos se emplearán, para que el día del evento no encontrarse con la sorpresa de no tener lo pedido.
Un error muy frecuente es que tanto la firma contratante como la que terceriza se empeñen en utilizar equipos ultramodernos. Ese no sería un error, pero muchas veces pasa que no saben manejarlo o no lo explotan al máximo, siendo un costo mayor y no funcional. En estos casos lo mejor es contratar a un operador especializado para que la iluminación, el sonido y la proyección irradien ese plus tecnológico y de calidad que se busca mostrar. Todo proveedor serio acompaña a cada equipo con un técnico que se hace responsable del funcionamiento.
Un motivo de fracaso es que muchas veces la comunicación entre las empresas es incompleta. Desde ambos lados hay que poner especial atención a que los requerimientos de las partes sean respondidos, pues el contenido es importante de generar, pero sin el sistema técnico éste no puede desarrollarse. Es importante que el proveedor sepa qué se quiere hacer y que asegure que él puede concretarlo.
Del mismo modo, quien defina qué equipos se quieren contratar debe ser alguien idóneo, por eso deben intervenir distintos departamentos de la empresa. Si bien el proveedor dará su opinión sobre qué se necesitará, es mejor que desde la compañía sepan acompañar estas sugerencias para pedir más si fuera necesario o detectar si se están quedando cortos.
Por último, desde la firma hay que exigirle al organizador un sistema que respalde a todos los equipos por si algo llegara a fallar. Es recomendable ir documentando todo lo pedido para que nada quede librado al azar y así poder exigirle al proveedor todo lo que éste prometió.
