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Manual básico de ERP

Por: Damián Szulman, Director de Crystalis Consulting

ERP es la sigla de Enterprise Resource Planning (Planificación de los Recursos Empresariales). Básicamente, se trata de un sistema de programas integrados que dan soporte a las principales actividades organizacionales de una empresa, como producción, administración, logística, ventas, finanzas, recursos humanos, etc.

En las organizaciones tradicionales, con los sistemas informativos nacidos a partir de los años 60, los empleados se concentraban en sus tareas específicas y tenían acceso solamente a una limitada información, que provenía del sistema informativo de su departamento. Los viejos sistemas reforzaban el tradicional modelo vertical orientado a funciones específicas – contabilidad, comercial y producción – , construidos uno a uno en forma independiente, con modelos de datos independientes entre sí y con muy poca integración con los otros. Cuando se requería la interacción entre sistemas diferentes, la solución técnica aconsejaba la construcción de una interfase, es decir una pieza de software que transfería los datos de un lado al otro. Pero este sistema no era demasiado eficiente, dado que se replicaban datos, el nivel de calidad en términos de prestación de servicios al usuario final era bajo, y además el mantenimiento resultaba caro y difícil.

El advenimiento de los Sistemas Integrados de Información (ERP) trajo consigo la posibilidad de concretar una transformación radical de los negocios, a través de la revisión integral de sus procesos.

Los empleados que hoy utilizan un ERP tienen acceso a la información de todos los departamentos que participan del proceso completo, de punta a punta y en forma on-line. Esto ofrece innumerables ventajas:

– Rápidamente, el proceso se torna visible. Los empleados que están en el frente entienden cómo su trabajo afecta al trabajo del resto de la organización.

– Los datos son volcados al sistema en el momento y en el lugar donde son generados, por parte del responsable de los mismos.

– Se eliminan los “pasamanos”, las transcripciones y los errores de consistencia de los datos.

– Con la implementación de un ERP adecuado, los distintos departamentos de una misma empresa pueden intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse fácilmente con las otras áreas. Así, una firma no solo puede resolver aspectos internos sino que además puede, por ejemplo, detectar nuevas oportunidades de negocios a partir de un apropiado uso de la información.

Hoy, el mercado ofrece diferentes soluciones ERP. Se habla de ERP II o ERP extendido, donde hay planificación avanzada y ya hay Funcionalidad de Relacionamiento con el Cliente (FRC). Por ejemplo, una integración electrónica con proveedores, funcionalidad de integración o planificación de transportes y optimización, por dar algunos ejemplos.

Hay distintas empresas que proveen este sistema de programas integrados. Las más populares son SAP, Oracle Financial, JDEdwards, PeopleSoft, SSA, entre otras. La diferencia entre unas y otras radica en la experiencia que tienen como empresas proveedoras de determinados mercados.

SAP es la Compañía líder mundial en Sistemas Integrados de Información ERP’s, y tiene más del 70% del mercado dentro de las 500 Empresas top de la revista Fortune. SAP AG es una empresa alemana con sede en Waldorf, que desarrolló su producto de mayor éxito: R/3 a principios de la década del 90. Hoy es una Compañía que vale 10,25 billones de euros, tiene 43.000 empleados y más de 46.000 clientes, y opera en más de 120 países alrededor de todo el mundo.

La capacidad de SAP R/3 de operar en múltiples lenguajes, utilizando múltiples monedas y adaptándose a las normas legales y fiscales de todos los países donde trabaja, la ha convertido en una herramienta poderosa para las empresas multinacionales que han expandido sus operaciones alrededor del mundo. La flexibilidad de SAP las acompañó integrando rápidamente nuevos emprendimientos y también fusiones o adquisiciones de emprendimientos existentes. Las empresas multinacionales apreciaron rápidamente las ventajas de imponer un sistema (“su sistema”) en empresas a incorporar, logrando rápidamente el acceso a información integrada para el control de las mismas y para la adecuada toma de decisiones.

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