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Oficinas flexibles, la nueva tendencia

El cambio de las tendencias en espacios de oficinas se ha acelerado por las nuevas modalidades de trabajo, motorizadas principalmente por el avance de las tecnologías de la información. “Actualmente las razones de peso para que una organización tome la decisión de cambiar son el ahorro de espacio, la reducción de los costos de operación, el aumento de la productividad y los beneficios ambientales”, explica el Arq. Víctor Feingold -Presidente ejecutivo de Contract, empresa líder en servicios de arquitectura corporativa y comercial-. Además, destaca una nueva modalidad de negocios -la oficina flexible- que reduce en un 30% los costos de operación y cerca de un 40% las superficies.

Cada vez son más las empresas que a la hora de relocalizar sus sedes, tienen en cuenta cuestiones tales como los altos costos de la propiedad, operación, el ahorro energético y los problemas generados por el tránsito. Además, los cambios tecnológicos permiten a las personas trabajar en cualquier momento y lugar, residiendo menos tiempo en sus puestos de trabajo, por lo que la ocupación real de las oficinas es cada vez menor. Contract -empresa especializada en servicios de arquitectura corporativa y comercial- ofrece una respuesta espacial a esta nueva modalidad en los negocios, la oficina flexible. Se trata una tendencia que apunta a la sectorización del espacio y su adecuación a usos específicos, adaptándose a las nuevas formas de trabajo condicionadas por la tecnología y la movilidad de los empleados. Asimismo, promueve la adaptación del espacio a las necesidades reales de utilización reduciendo los costos de operación de las compañías asociados a los alquileres, el mantenimiento, los servicios de limpieza y los consumos energéticos.

El Arq. Víctor Feingold -Presidente ejecutivo de Contract- explica que en la actualidad, la flexibilidad y el trabajo flexible son términos utilizados para describir una amplia gama de estilos de trabajo y prácticas de empleo. “El término se utiliza para describir todo tipo de labor que difiera de la tradicional jornada de tiempo completo en un mismo espacio físico. Pero por sobre todas las cosas, el concepto de trabajo flexible descansa en la idea de que el trabajo es lo que las personas hacen, no el lugar donde lo hacen. Es decir, que el esfuerzo está orientado a alcanzar determinados objetivos y es el trabajador quien decide cuál es el lugar más adecuado para desarrollar su actividad en cada momento. Sin embargo, la implementación de esta nueva modalidad laboral requiere de un cambio importante en la cultura de la compañía”.

“Para la mayoría de las organizaciones –continúa Feingold- el mayor obstáculo reside en el hecho de que los espacios operativos ya no son asignados individualmente sino que son compartidos. Por ello, los espacios cerrados se convierten en salas multifuncionales que pueden ser usadas tanto como despachos, salas de reunión o de conferencias. Con la ayuda de la tecnología -que ha hecho menos necesaria la presencia física- la oficina está deviniendo paulatinamente en un lugar de encuentro y reunión. El concepto de flexibilidad implica que el espacio se adaptará siempre a las necesidades cambiantes de la empresa y de sus empleados, proporcionándoles una variedad de ámbitos donde desarrollar su actividad, con múltiples recursos y en consecuencia, una mejor calidad en los servicios y en la productividad”, concluye.

Los cambios en la manera de trabajar se reflejarán no sólo en el diseño del espacio, sino también en el diseño del equipamiento. El objetivo del diseño estará orientado a estimular la creatividad de sus ocupantes, generando espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo. Los límites físicos de las oficinas pueden cambiar, pero la infraestructura para el trabajo colectivo y la colaboración, tanto física como virtual, seguirá siendo necesaria. Además, los indicadores económicos también representan una variable a tener en cuenta, ya que se estima que los costos de operación de las empresas que adoptan el modelo de oficina flexible se ven reducidos en un 30% en relación con el modelo de oficina tradicional. Al mismo tiempo, la superficie necesaria para su operación se reduce en un 40% y los costos de equipamiento, en un 30%. Pero el dato más interesante es que en este nuevo entorno se logra un alto grado de satisfacción, productividad y retención del personal, aspectos tan importantes como lograr costos competitivos.

El papel de la tecnología y el medio ambiente
El concepto de oficina flexible implica contar con tecnologías para la independencia entre el trabajo y el lugar donde éste se realiza. Para ello, es necesario contar con recursos como el acceso a Internet y a las aplicaciones de forma remota, ofreciendo el acceso inalámbrico en un entorno móvil. Las tecnologías de comunicación en las que se apoyan estos entornos permiten ahorrar espacio de archivo físico con dispositivos de escritorios llamados clientes ligeros -thin client- en lugar de PCS o notebook. Se trata de un módulo sin disco rígido, que se conecta al servidor de la empresa a través de la red. La ventaja de estos clientes radica en su bajo consumo de energía eléctrica, su bajo costo de mantenimiento y la centralización de la información.

Desde el punto de vista ecológico, usar menos espacio reduce al mínimo el impacto ambiental de una organización. Un edificio que ocupa menos espacio significa menos uso de energía, menos emisiones de carbono, menos residuos y menos consumo de recursos naturales. Además, con una parte de la fuerza laboral que realiza sus tareas de manera remota, se podrían evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo con el consiguiente ahorro de energía en transporte y disminución de la polución, logrando a la vez optimizar el tiempo y mejorando la productividad. Se estima que el 50% de las emisiones de CO2 de una empresa es generado por los traslados del personal a su puesto de trabajo y el 50% restante por el consumo energético de la sede corporativa. De esta manera, se contribuye con los criterios de sustentabilidad.

El Arq. Víctor Feingold concluye: “El cambio en la cultura empresarial es el tema más importante que debe abordar una organización a la hora de crear un entorno de trabajo basado en la movilidad y la flexibilidad. El principal beneficio de adoptar un espacio de trabajo más flexible y móvil, es el aumento de la eficacia y la productividad de los empleados. Pero es fundamental no perder de vista el ahorro económico asociado a la reducción de superficie de la oficina -ligada a las nuevas formas de trabajo que fomentan la mayor movilidad y flexibilidad-, la reducción en los costos de operación y las ventajas ambientales”.