Inicio Empresas y Negocios Servicios audiovisuales para eventos: secretos para elegir al proveedor

Servicios audiovisuales para eventos: secretos para elegir al proveedor

Uno de los puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de organizar un evento es seleccionar el proveedor más adecuado para la tarea. En el caso del sistema audiovisual, no se trata simplemente de proveer equipos sino de brindar una solución integral que este a la altura de lo que el cliente espera.

Una de los primeros puntos que debemos averiguar de nuestro futuro proveedor es que realmente sea una empresa y no una organización fantasma. Estas últimas no tienen equipos propios, cuya contratación tercerizan, y tampoco oficinas. Si bien al no tener gastos de infraestructura, personal, logística, etc., pueden ofrecer mejores precios, no están preparados para resolver inmediatamente posibles eventualidades, por ejemplo, la falla en alguno de los equipos durante el transcurso del evento. Es necesario asegurarse que la empresa que me proveerá servicios cuente con logística, equipos y personal técnico, para solucionar los problemas, si los hubiera, en el menor tiempo posible. Algunos clientes optan por pagar un servicio extra (equipos de backup) para estar mejor cubiertos ante una eventualidad, especialmente las empresas premiun.

Una de las formas más comunes de averiguar qué clase de empresa se está contratando es exigir que presente documentación para ver si está en regla, por ejemplo, balances, facturación, formularios de personal, certificados de ART, comprobante de aportes de los empleados, etc. documentación que permite al cliente hacer una radiografía de la organización. Es muy común que las empresas multinacionales pidan papeles a un nivel muy específico. En cambio, las empresas locales, en general, exigen el seguro del personal que estará afectado al evento (ART), y referencias directas de otros clientes para poder hablar con ellos y ver cómo trabaja la empresa.

Muchas veces, es una agencia de organización de eventos la que se encarga de la contratación del proveedor y no el cliente final. En todos los casos, nuestra política es reunirnos siempre con el cliente final e invitarlo a conocer nuestras oficinas e instalaciones para que vea que el servicio que está contratando es seguro y que estamos preparados para asegurarle un trabajo excelente.

No hay mejor forma de conocer cómo brinda servicios un proveedor que asistiendo a alguno de los eventos que esté llevando adelante y de esa manera ver el trabajo in situ. En esos casos se los invita, previa explicación del tipo evento y del servicio que puntualmente se está prestando. Así el cliente podrá observar la organización, si el personal está uniformado, la calidad de los equipos y la prolijidad y seguridad de las conexiones, además del grado de soporte que se le brinda al cliente. Como empresas, estamos acostumbrados a darle apoyo permanente. Quien nos contrata tiene miedo de que en algún momento del evento algo pueda llegar, entonces, lo importante es mostrarle que hay gente capacitada y preparada para resolver todos los contratiempos que surjan, incluso si los equipos desarrollan alguna falla.

Se genera una excelente relación con el cliente no solo porque el equipo funciona en excelentes condiciones sino porque se lo acompaña antes, durante y después del evento, tratando de brindarle tranquilidad.

Contar con personal técnico capacitado para manejar los equipos es otra de las cuestiones más importantes. Los ejecutivos podemos reunirnos con el cliente pero el que está en el evento, trabaja y entra en contacto directo con las personas es el personal técnico. Si están desalineados, mal vestidos o se levantaron cruzados y le contestan mal a alguien, eso impacta directamente sobre la empresa. Deben mantener una línea de conducta porque son la cara de la empresa. No solo interesa que sepan manejar lo equipos, que sean buenos en lo que hacen, sino cómo es el trato que tienen, la actitud, la educación, y la buena predisposición. Nuestros target de técnicos oscila entre los 20 y 40 años y cada uno tiene sus mañas pero lo que más nos importa es que, más allá del trabajo técnico que van a realizar, están preparados para manejarse con los clientes y brindarles el trato que se merecen. De faltar alguna de estas cualidades, es preferible desafectar a esa persona de la empresa ya que una mala actitud puede tirar por la borda la reputación ganada a través de los años.

Finalmente, una mención especial merece el tema de los seguros. No solo el personal que trabajará en el evento in situ, sino también la gente que realiza la logística debe estar preparado y contar con la documentación adecuada, porque ese día se la van a exigir. Está claro en el caso de los técnicos que estarán en el evento pero también es fundamental que el personal de logística esté preparado. Siempre contar con la documentación del equipo en tránsito por si lo solicita la policía, CNRT o gendarmería, además de los permisos para manejar utilitarios de la empresa sin que surjan problemas. El conductor debe contar con remito membretado de la empresa con detalle del equipamiento que transporta, cuál es el evento, dónde se realizará, quién maneja la camioneta o camión, oblea del sindicato de camioneros para poder manejar utilitarios, capacitación y apto psicofísico, toda una serie de documentos actualizados y disponibles para quien los solicite.