En principio territorio de los adolescentes y las horas de ocio, la mensajería instantánea (MI) por Internet -conversaciones escritas en tiempo real, con opciones de audio y video- pasó a convertirse en un eficaz medio de comunicación en diversos ámbitos laborales de todo el mundo. Pero por estas tierras -acaso como en los inicios del ahora masivo e-mail- si bien el uso del chat para trabajar aumenta en las empresas, todavía despierta algunas dudas.
Es que así como permite acercar distancias, acelerar tiempos y ahorrar costos, también puede acarrear riesgos informáticos, legales o de distracción excesiva entre los empleados. Todo depende, coinciden los entrevistados, del uso que se la dé y de los recaudos que se tomen.
Así, según varios consultores de RR.HH., hay de todo como en botica. Empresas que se manejan con programas de chat internos, otras con los de uso público y firmas que habilitan ambos. También, empleados que los usan con fines laborales por propia iniciativa y compañías que directamente los inhabilitan desde el servidor.
Por ahora en las grandes empresas con oficinas dispersas la mensajería corporativa parece ser la preferida. “Al ser una compañía global tenemos empleados con sus líderes en el exterior o que desarrollan proyectos en conjunto con otros países, y esta herramienta -que funciona a través de la intranet- les resulta muy útil para estar en contacto permanente. Además, es un medio amigable que permite un diálogo más informal”, dice Sergio Sosa, director de Recursos Humanos de American Express.
En Petrobras aplican una política para regular el uso del messenger que sugiere, entre otras cosas, sea con fines de negocios. Allí, desde 2005, además de la mensajería interna también tienen acceso a la pública. “Hoy ya es una aplicación crítica usada diariamente por más de la mitad de los empleados. Además, permite una comunicación segura aun con otras comunidades. Es un medio que flexibiliza mucho la colaboración de los equipos de trabajo sin importar donde están ubicados. Y eso ayuda a la productividad de la empresa. También hay grupos que la utilizan para comunicarse asiduamente con clientes y proveedores”, explica Alejandro Stanfield, gerente de Tecnología de Petrobras.
“El chat bien usado puede ser una excelente herramienta de productividad y mal usado, de improductividad. Nosotros aprendimos con la experiencia que no es tan útil para comunicaciones extensas o un intercambio fuerte de ideas, sino más bien para comunicaciones concisas que agilizan muchísimo el trabajo”, se entusiasma Claudio Umaschi, vicepresidente de Infor Cono Sur.
Sin destronar al correo electrónico ni suplantar al teléfono, Daniel Posse, gerente de Comunicaciones de Unilever, concuerda en que la MI de la compañía es ventajosa, sobre todo “para esas preguntas y respuestas rápidas y cortas, para el intercambio de algún dato.
“No hay restricciones de uso -afirma-, es como el teléfono y el e-mail. Obviamente, es una herramienta para trabajar y confiamos en la responsabilidad de nuestros colaboradores.”
En la misma sintonía, el gerente de Administración y Finanzas de una empresa química, que prefirió no dar a conocer su nombre, dijo que también utilizan un programa de MI abierto: “Si alguien chatea con fines personales más que laborales, como ha pasado, se le llama la atención. Pero convengamos que en el día laboral siempre hay llamadas de la familia o de amigos, y eso se respeta siempre que no exceda lo prudente. Lo mismo sucede con el messenger. Ponemos el acento en que cada uno sea responsable de su tiempo y del uso que se le da”.
Por otro lado, también sucede que “muchas compañías prohíben el chat por los abusos de los empleados y por cuestiones de seguridad. Y para comunicarse prefieren el uso del correo electrónico corporativo”, advierten Cristina Bomchil y María Mirta Pascuali, directora y gerente, respectivamente, de la consultora Valuar.
Con otra mirada, David Castiglioni, gerente general de la División Online de Microsoft, afirma: “Al principio algunas compañías trataron de bloquear el messenger porque pensaban que le quitaba productividad a la gente. Pero se ha demostrado en la gran mayoría de los casos en que fue liberado que sucede todo lo contrario.
“Es más, sobre la base del messenger -agrega – ya existe otro programa de uso profesional y corporativo llamado Office Comunicator.”
El software permite realizar videoconferenicas, mantener comunicaciones de voz utilizando la conexión de Internet (abarata notablemente los costos de telefonía) y establecer los estándares de seguridad según la necesidad de cada empresa.
De cara al futuro corporativo, “como sucedió con el e-mail diez años atrás, la MI va a ser una herramienta imprescindible junto con otras herramientas de comunicación”, coincide Stanfield con la mayoría de los entrevistados.
Raquel Saralegui
Mejor prevenir
Ante los riesgos legales e informáticos que puede ocasionar el chat, sobre todo en empresas que no cuentan con políticas al respecto, los especialistas recomiendan que los empleados tomen conciencia de los perjuicios que –por desconocimiento, distracción, ingenuidad u otros motivos– puede causar un mal uso de la herramienta.
También, Andrés San Juan, director del estudio jurídico Lexar, especializado en alta tecnología, sugiere establecer un reglamento, que debe ser comunicado a los empleados, en el que la empresa determine la titularidad de sus recursos y los fines de uso. “Corresponde especificar, por ejemplo, que las herramientas informáticas son un servicio que se pone a disposición del trabajador exclusivamente con fines laborales.” Y agrega que, amparado en el derecho a la privacidad, “el empleado debe saber si la empresa va a auditar el chat. Y eso también tiene que figurar en el reglamento”.
Por su lado, Roberto Langdon, especialista en seguridad informática y presidente de 2Minds Servicios Informáticos, advierte que las empresas de tecnología que brindan soportes remotos a otras organizaciones utilizan cada vez más el chat en sus servicios. “En este caso –expresa– se está viendo la alta ventaja de la MI. Pero, por otro lado, también está el alto riesgo de contaminación e infección, ya que no todos los productos de seguridad llegan a filtrar los archivos que se transmiten por los mensajeros públicos.”
Destaca entonces la importancia de contar con las debidas licencias de los antivirus al día. “Es muy común en la Argentina, desgraciadamente, el uso de licencias ilegítimas, que están adulteradas para que funcionen como una original. Pero éstas actualizan los registros de firmas y no los motores de comportamiento de los virus. Por ejemplo, al famoso troyano que contamina a través de la MI se lo detecta por análisis de comportamiento y no por registro de firmas. Entonces sólo los antivirus que están en condiciones bloquean ese tipo de contaminación”, se lamenta.
