Hace poco se podía escuchar en la radio un aviso donde se hacía referencia a como se hacen las cosas en las PYMES. En él se contaban anécdotas donde se mostraba que en la pequeña y mediana empresa todo se hace a pulmón, con recursos por debajo de lo escaso (fundamentalmente en lo que se refiere a los humanos y tecnológicos) y donde cada miembro –especialmente el/los titulares- hacen de todo y no disponen de tiempo para todo ello.
Sabemos que “el que mucho abarca…”; no se puede atender todo a la vez sin pagar el costo de grandes fallas o mala atención y para colmo, generalmente, el titular, se ve obligado a estar siempre apagando incendios dejando de lado lo importante.
Realidad conocida por todos…sin embargo, ante el fracaso, se preguntan por qué la empresa quebró o tuvo que cerrar.
No es sencillo trabajar sin recursos y sin disponer de tiempo para todo lo que se necesita hacer, así que le acerco algunas pautas que deben regir su vida empresaria si pretende mantenerse en el mercado.
a) Defina sus objetivos con la mayor claridad.
El trabajo, además de ser un medio para la subsistencia; es una actividad impuesta culturalmente. Incluso, con el máximo respeto por las creencias, hasta es un mandato bíblico, “Ganarás tu pan con el sudor de tu frente. (Genesis 19)” , donde, en una sociedad judeo-cristiana como la nuestra, nos impulsa a trabajar a costa de graves sanciones sociales y hasta –si cabe- espirituales.
De niños se nos enseñan a que debemos trabajar y, cuando esto es una realidad, trabajamos, trabajamos y muchas veces trabajamos…sin saber cual es el objetivo a lograr. Después, naturalmente, proviene la frustración por no poder alcanzar lo realmente deseado.
Resulta muy difícil llegar a donde uno no pretendió hacerlo. Hasta la carrera Dakar nos brinda una lección al respecto; en ella, a los corredores se les señala el destino a llegar y a partir de allí, a campo traviesa, cada uno llega. Si aún disponiendo de la máxima tecnología (GPS) y un equipo de apoyo de alta eficiencia, hay concursantes que se pierden, se imagina si no se les dijera dónde es la “llegada”.
Objetivos claros y los más precisos posibles son un faro en la nebulosa que se nos presenta cada mañana cuando encaramos el día. Son ellos los que nos permiten ver que debemos hacer y que no para alcanzarlos
Defina sus objetivos, en forma cualitativa y, de ser posible, cuantitativamente y téngalo presente en todo momento; ya solo eso reordenará su accionar diario.
b) Sea el mejor administrador de gestión.
Cuando uno es un empleado o subordinado, incluso siendo un estudiante; el reglamento o sistema imperante define tareas, horarios, fechas, responsabilidades, lo que es ser eficiente y eficaz y lo que no.
Independientemente de adherir o no a dicha normativa, las reglas de juego estas definidas y son claras, ergo, si las cumplimos logramos el objetivo, caso contrario no y recibiremos la reprobación o sanción …que también es definida.
A diferencia de ello, el empresario no tiene ninguna normativa a la cual apegarse, él es el que las define, él señala lo que hay que hacer y cuando y esto puede ser una gran desventaja. De hecho, “la libertad” es un derecho que tiene un alto costo si es utilizada mal.
Es así que el empresario, usualmente, corre y corre y al final de su tarea siente que no hizo nada o que estuvo trabajando todo el día como un burro y no pudo atender ese tema que era tan, tan importante, para su empresa.
Generalmente, esto sucede cuando no se administra bien las tareas que deben realizarse. En este caso no estoy hablando de la gestión del tiempo…de hecho este no se puede gestionar, ya que no se puede ahorrar, estirar o acortar, es lo que es, por tanto, la pregunta es qué hacemos en dicho tiempo.
En relación a ello, repase las tareas a llevar a cabo y haga primero lo más pesado y complejo. Comunmente hacemos lo contrario y resulta que esas tareas tontas que no nos llevaría mucho tiempo nos comieron el día y lo realmente importante…quedó sin hacer.
c) Establezca una escala de valores y…priorice.
Si hay algo que le sobra a un empresario PyME son tareas y obligaciones por cumplir. Listados y agendas tapizan su escritorio; llenan sus bolsillos y mente.
La clave esta en saber establecer una escala de valores en directa vinculación con la importancia de la tarea en relación con el objetivo a lograr y a partir de allí…darle la prioridad que le corresponde a cada tarea.
Tenga presente que priorizar no se refiere a simplemente “ordenar”, o a hacer una cosa por vez. Es el orden en relación a la importancia de la actividad a la luz de lo que se pretende alcanzar. Esto quiere decir, que quizás, deba dejar de hacer cosas que históricamente venía haciendo.
El hecho que desde siempre Ud. se encargo de una tarea no implica que estuviera bien o que en éste momento así lo este. Recuerde que se enfrenta a una competencia –que gracias a Internet- es el mundo mismo, que no es vista por sus ojos pero existe y actúa de manera cada vez más agresivamente.
Seguramente descubrirá, que hay muchas tareas que implican gran dedicación de tiempo y esfuerzo pero que no generan más clientes, ni ganancia, ni son estratégicas o esenciales para el negocio, en otras palabras, que no merecen que la cabeza más capaz de la empresa, la suya, dedique su tiempo en ella.
También descubrirá, que a esas tareas que realmente lo acercan al éxito, le dedica poco o casi ningún tiempo. Puede ser que no le guste, puede ser que no sea lo más cómodo, pero, quién mejor que Ud. para hacerlas bien.
Utilizar su capacidad en las tareas que no son prioritarias resulta igual que tener los mejores gerentes, pagarles bien y dejar que se queden en sus casas.
d) Haga una lista de lo que “no debe hacer”.
Conozco mucha gente que tiene listas muy bien hechas de lo que debe hacer pero muy pocas que tienen una lista de lo que NO deben hacer.
¿No le parece llamativo que los “10 Mandamientos” sea un listado de cosas que deben hacerse y otras que no? Esto es una muestra que es tan importante definir lo que si tanto como lo que no, si queremos ser eficientes y eficaces.
¿Si se encuentra frente a un perro con cara de pocos amigos, le sacaría los ojos de encima? ¿O trataría de hacer sus cosas pero mirando atentamente las acciones del animal?
El tener un listado de lo que no debe hacerse es mirar a los ojos a nuestro peor enemigo.
e) Concéntrese en lo importante.
Nuestra realidad nos presente un sinnúmero de estímulos que hacen que se nos dificulte la concentración. Internet, el teléfono de línea, el celular, los ruidos externos, etc.; atentan contra nuestra necesidad de concentración para la correcta interpretación y resolución de los problemas.
No piense que pretendo convertirlo en un ermitaño, pero, a las cosas verdaderamente importantes se las debe atender con sumo cuidado y esmero y esto, requiere saber aislarse de todo aquello que nos distraigan e incrementen la posibilidad de error en nuestro análisis y decisión.
Considere el tiempo que pierde cualquier persona en volver a concentrarse cada vez que es distraída. Haga la prueba y verá que su mente no logra enfocarse en el tema de manera inmediata. Sume esos minutos y agréguele un coeficiente de pérdida de datos en cada interrupción; quizás esta sea la causa de aquel error que le costó tanto dinero y frustro su acción.
Pruebe tratar un tema sin absolutamente ninguna interrupción y verá la diferencia.
Por último me permito hacerle una sugerencia. Por un momento, haga de cuenta que Ud. es un amigo suyo y que éste le plantea que su negocio no anda como le gustaría. Analice la realidad de su amigo con la mayor objetividad y crudeza y escriba el o los consejos que le daría. Deje pasar un momento y lea esos consejos y no lo dude…hágale caso a su amigo y “defina sus objetivos; administre su gestión; priorice; tenga en claro lo que no debe hacer y concéntrese en lo importante”
