Los secretos industriales son uno de los activos más valiosos de una organización. Sin embargo, las empresas suelen sufrir filtraciones que ponen información crítica en manos de la competencia. ¿Cómo proteger los datos críticos?
En una encuesta entre más de 130 grandes corporaciones, un 40 por ciento reconoció haber sufrido filtraciones de secretos industriales.
En la mayoría de los casos, la vulneración no se explicó por el accionar de espías al servicio de la competencia sino por empleados o ex empleados que hablaron más de la cuenta.
Desde luego, las filtraciones pueden ser enormemente costosas.
Al fin y al cabo, un gerente demasiado “comunicativo” puede revelar a la competencia datos críticos sobre la estrategia corporativa o un know-how crucial (por ejemplo, la receta mágica de la Coca-Cola).
En este marco, una investigación de la escuela de negocios del MIT ofrece una serie de consejos para reducir los riesgos de filtraciones de información confidencial:
1) ¿Sirven los acuerdos de confidencialidad?
Cualquier empleado con cierto grado de responsabilidad debe firmar un contrato que lo compromete a no revelar determinada información.
Sin embargo, los acuerdos de confidencialidad suelen ser inefectivos.
En muchos casos, no establecen claramente qué clase de información puede ser comunicada y cuál no. Y, por otro lado, una vez firmados, ya no se vuelve a hablar del asunto.
Así, a medida que pasa el tiempo, la efectividad de los acuerdos de confidencialidad se va reduciendo. Los gerentes suelen olvidar cuál era exactamente la información que no podían compartir.
Por lo tanto, advierte la investigación del MIT, estos contratos deben complementarse con dosis periódicas de comunicación que recuerde a los empleados el alcance de la confidencialidad de los datos y cualquier modificación que la empresa haya decidido sobre el asunto.
2) ¿Qué información es confidencial?
Todos los empleados saben que no pueden revelar información sobre, por ejemplo, planes estratégicos o el desarrollo de nuevos productos. Es decir, todos saben que no puede informarse a la competencia acerca de lo que está haciendo la empresa.
Sin embargo, la mayoría suele ser menos cuidadosa a la hora de divulgar información sobre lo que la empresa no está haciendo: “Actualmente, no tenemos planes de incursionar en este mercado”.
Ahora bien, la información sobre lo que NO está haciendo la empresa, desde un punto de vista estratégico, es tan importante como lo que está haciendo. Así, estos datos también deberían figurar en los acuerdos de confidencialidad.
3) Confiar en los empleados
Las empresas son muy buenas a la hora de comunicar a sus empleados el castigo que corresponde a quien revele información confidencial.
Básicamente, es una forma de advertir a sus miembros: “No confiamos en ustedes. Los estamos observando”.
Sin embargo, la experiencia indica que este enfoque es poco efectivo. Si los empleados perciben que no se les tiene confianza, se sentirán menos obligados a proteger los secretos de la empresa.
Por lo tanto, es más efectivo comunicar la política de confidencialidad como una herramienta destinada a mejorar el trabajo antes que un instrumento de castigo.
4) Predicar con el ejemplo
En la investigación del MIT se cita el caso de una empresa con estrictas políticas de confidencialidad.
Sin embargo, un buen día, los empleados descubrieron una entrevista periodística donde el CEO revelaba buena parte de los secretos que a ellos se les exigía proteger.
No es necesario aclarar que, en aquella organización, los empleados se volvieron menos cuidadosos en el manejo de información crítica.
5) ¿Qué hacer con los empleados que se van?
Un empleado que cambia de trabajo se lleva abundante información confidencial de su ex empleador.
Si abandona la empresa en buenos términos, su ex jefe debería tener una conversación con él para recordarle que la información pertenece a la empresa y no debe ser compartida con otros.
No obstante, cuando el trabajador ha sido despedido y se va en malos términos, la situación es más delicada. Al fin y al cabo, es de esperarse que se sienta menos comprometido a respetar su acuerdo de confidencialidad.
En estos casos, señala la investigación del MIT, es buena idea enviar, al departamento legal del nuevo empleador, una carta para advertirle que el nuevo empleado tiene información confidencial de su ex empresa y que su divulgación es una práctica ilegal con consecuencias judiciales.
