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De qué forma se pueden superar las crisis en las empresas sin perder rentabilidad

Aunque a muchos empresarios les cueste asumirlo, ninguna compañía está exenta de sufrir catástrofes o escenarios de crisis. Prevenir estas situaciones no requiere ni de amuletos, ni de recetas mágicas. En el mundo de los negocios, nada puede ser librado a la suerte.

La delgada línea que separa el fin, de la continuidad de la empresa, está trazada sobre un único concepto: la planificación.

Incendios, fallas eléctricas, inundaciones o virus informáticos; la gama de imprevistos que pueden suceder en una empresa es variada, así como también el nivel de daño que pueden ocasionar: desde la interrupción temporaria de la firma hasta la pérdida definitiva de información o equipos de trabajo.

Frente a esto, la única solución que recomiendan los especialistas es estar siempre preparado para lo inesperado, incluso para aquellas situaciones que parezcan menos probables o insólitas, ya que de esto puede depender el éxito o fracaso de una empresa.

“Algunas organizaciones tienen conceptos no del todo acertados; por ejemplo: ‘llegado el caso de desastre, nos sobrepondremos en 3 o 4 meses y este tiempo no es suficiente para darle espacio a nuestra competencia’. Sin embargo, hoy en día el nivel de competitividad hace que ese lapso sea inmenso”, señala Ricardo Otero, de OCP Consultores, empresa especializada en planes de contingencia, toma de inventario, administración y sistemas.

“Además es esto hay que sumarle la situación de ‘convivencia con el riesgo’ que los clientes deben aceptar por causa de la laxitud de su proveedor. Ambas variables generan una importante desventaja competitiva”, agrega el especialista.

Prevención
De acuerdo a un informe realizado por la empresa IBM, los incendios, con un 17%, se encuentran a la cabeza de las catástrofes más comunes sufridas por las empresas. A estos le siguen el terrorismo y los sabotajes -incluidos los virus informáticos-, que entre ambos suman un 17,5%; las causas atmosféricas (14%), los terremotos (10,5%), las caídas eléctricas (9,5%), los errores de software (8,8%), las inundaciones (7%) y los errores de hardware (5,3 por ciento).

Para evitar que las empresas sean afectadas por cualquiera de estos imprevistos existe una herramienta que ninguna compañía puede dejar de tener en cuenta: los planes de contingencia.

Pero, ¿qué son los planes de contingencia?

Los planes de contingencia son un conjunto de procesos o procedimientos alternativos que se deberán adoptar en caso de que se vea afectada la operación normal de la empresa, y que permitirá a la compañía continua funcionando, evitando la interrupción de los servicios.

Su principal objetivo es reducir al máximo las pérdidas y las consecuencias económicas que puedan generar para la empresa. Es por esto que muchos especialistas prefieren referirse a este tipo de herramientas como planes de Continuidad de Negocio.

“La Continuidad de Negocio debe proporcionar un marco operacional y estratégico que garantice que una organización puede seguir suministrando sus productos y/o servicios en cualquier circunstancia”, resume Juan Gaspar Martínez, experto en Planes de Contingencia y de Continuidad de Negocio y autor del libro “Planes de contingencia. Elaboración de un plan de emergencia en la empresa”.

El proceso
En general, la elaboración de un plan de contingencia incluye cinco etapas básicas:

* Evaluación
* Planificación
* Prueba
* Ejecución
* Actualización

El primer paso, aconsejan los especialistas, es realizar un análisis acerca de cuáles son los riesgos a los que está mayormente expuesta la empresa y cuál sería la magnitud de cada uno de ellos en caso de volverse realidad.

Una vez determinados los principales riesgos, estos deben ser clasificarlos de acuerdo a su posibilidad de ocurrencia y su impacto probable, en altos, medios o bajos.

Según José Camilo Daccach, director de Delta Asesores, la realización de un plan de contingencia comprende las siguientes actividades:

1. Identificación y formalización de procesos críticos
2. Análisis de criticidad
3. Priorización de procesos
4. Definición de alcance para ser cubiertos durante la contingencia
5. Diseño del Plan Estratégico (alternativas de prestación de servicio fluido)
6. Elaboración de los componentes del Plan (hardware, software, capacitación, etc.)
7. Prueba del Plan
8. Publicación oficial.

Un punto muy importante de los planes de contingencia es que deben ser simples de interpretar y sencillos de actualizar. Deben determinar de forma clara qué hay que hacer, cómo y en qué momento hay que implementarlo, y cuál será el rol de cada integrante de la empresa durante el imprevisto.

Los especialistas también recomiendan que, además de eficaces, los planes sean realistas y tomen en consideración los costos operativos de cada estrategia. Es decir, deben plantear objetivos alcanzables y a la vez redituables, ya que no hay que olvidarse que el objetivo final consiste en minimizar las pérdidas, tanto materiales como económicas.

Otro aspecto importante es que los planes de contingencia deben ser sometidos a revisiones y actualizaciones periódicas por parte de los responsables de la planificación. Debe ser un documento en constante estado de mejora, corrección y cambio.

“El plan en sí mismo no puede ser un objetivo, debe tenerse en pie un procedimiento de actualización y pruebas que garantice que, junto con los cambios en los procesos de la compañía, también se incorporen cambios a los planes de Continuidad/contingencia”, señala Daccach.

Y agrega: “Por lo general hay mucha euforia durante el proceso de elaboración, pero luego todo el mundo se olvida de ello”.

A tener en cuenta
Pese a las notables ventajas que aportan los planes de contingencia, a muchas empresas todavía les cuesta aceptar su implementación.

Para tomar conciencia de la importancia de contar con un plan de contingencia, Otero recomienda focalizarse sobre dos puntos: cuál es la valorización que la empresa hace de sí misma, es decir, lo que la empresa significa para sus clientes, sus empleados, sus proveedores; y cuál es la concepción de “riesgo” que la organización tiene, su capacidad para percibirlo y mitigarlo lo más económicamente posible.

Muchas veces –señala el especialista- el problema reside en que las empresas tiene un concepto equivocado acerca de los planes de contingencia.

“Algunas empresas creen que es sólo para situaciones de grandes desastres naturales o para grandes empresas internacionales, cuando en realidad la organización puede limitar sus inversiones en sus planes de continuidad de negocio analizando qué escenarios son más factibles y cuáles son de mayor impacto, para ir adoptando su plan de contingencia por fases, atendiendo escenarios parciales y hasta ‘más cercanos’ a su día a día, y así abaratando los costos del mismo”, explica Otero.

El experto además señala que a la hora de elaborar un plan de contingencia existen dos aspectos a considerar.

“En primer lugar, no toda organización está en condiciones ‘instantáneas’ de armar un proceso de armado de planes de contingencia (BCM) ni aún a contratar directamente el armado de dichos planes (BCP), si primeramente no soluciona ciertas condiciones de base que atentan para la formación de ambos, como la ausencia de marcos normativos de seguridad física, tecnológica, informática, ausencia de lugares alternativos para mantener el soporte tecnológico del negocio, capacidad para absorber cambios culturales en la organización, ausencias de planes de comunicaciones, ausencias de culturas de entrenamiento y capacitación”, manifiesta Otero.

El segundo aspecto tiene que ver con el compromiso que deben asumir todos los integrantes de la compañía.

“Este proyecto de armado de planes de contingencia, debe contar con el compromiso de la alta gerencia; conciencia de que probablemente exija realizar inversiones controladas para generar mitigaciones mínimas e indispensables; capacidad para gerenciar crisis y, por último, no debe ser considerado como un plan exclusivo de tecnología sino de todo el negocio”, concluye Otero.