Desde hace un par de décadas, con varios roles y responsabilidades, me encuentro en proyectos de implementación de sistemas MRP (Material Requirement Planning, Sistema de Planificación de la Producción y Gestión de Stock)/ ERP (Enter Resource Planning, Planificación de Recursos Empresariales) para administrar y planear los recursos empresariales.
A lo largo de este tiempo, he notado que los requerimientos de las organizaciones se están orientando hacia un área que, por lo general, todavía no ha sido cubierta lo suficiente por los sistemas: los procesos.
En este artículo, les comparto varias preguntas que me han ido surgiendo tratando de profundizar este tema.
Las empresas, al adquirir un sistema ERP, dan por hecho tener bien administrados sus ciclos de abastecimiento, ventas, producción, y finanzas. Además ahora con los módulos CRM se puede manejar toda información y el famoso “pipeline” para con los clientes, cosa que hace pocos años no nos imaginábamos poder realizar.
Sin embargo, los procesos, los flujos de trabajo entre personas y áreas, en muchos casos quedan desatendidos.
Es importante contar con un sistema que no solo controle los recursos empresariales, sino que llegue a administrar también los procesos, estableciendo indicadores de medición, e informado a tiempo sobre las desviaciones para poderlas corregir. En otras palabras ayudarnos a orientar a la organización hacia resultados que no solo sean de facturación, sino también de calidad de servicio.
¿Estamos haciendo bien las cosas?
Si la diferencia competitiva está en el “cómo” hacemos las cosas, ¿no podríamos mejor orientarnos hacia sistemas EPM: “Enterprise Process Management”?
En la actualidad hay varios ejemplos de sistemas ERP que incorporan funcionalidades de workflow (Flujo de Trabajo), pero hay que considerar que para entregar un pedido completo y a tiempo, no solo necesitamos contar piezas, empacarlas y facturarlas, sino que hay que soportar todos los procesos relacionados por medio de un sistema, establecer indicadores de medición, informar a tiempo sobre las desviaciones para poderlas corregir, orientar a la organización hacia resultados que no solo sean de facturación, y también calidad de servicio.
En los proyectos de implementación, típicamente estas mediciones se realizan después de haber diseñado y configurado las funcionalidades del negocio, luego de la salida en vivo y de la estabilización del sistema.
Desafortunadamente es ahí donde nos damos cuenta de no contar con todos los datos necesarios, y donde a veces empiezan a surgir pantallas alternativas de captura de información, pues en estos casos se nos dice: “el ERP no está hecho para estos detalles”.
Es el momento en que se desempolvan los manuales y se busca por las funcionalidades de workflow (las que no eran trascendentales), y con esas tratamos de obtener los datos de operación que nos hacen falta, los flujos de trabajo que nos ayudarían a medir las desviaciones y en la obtención de los indicadores de operación, que terminan influyendo sobremanera en los indicadores de negocio.
¡Pensar en grande no cuesta! Si empleamos unas semanas más en imaginar como será nuestro nuevo sistema, podremos tener una visión clara de nuestra meta, y hacer lo que se necesite para alcanzarla.
Tengo implementado mi ERP, y sus funcionalidades de workflow no satisfacen mis necesidades.
Hay varios caminos que se pueden recorrer:
Implementar un sistema de BPM (Business Process Management), con relativa interfaz hacia el sistema ERP.
Modificar el ERP para que se moldee a nuestros procesos, con todos los costos relacionados y notas al momento de actualizar de versión.
Crear las citadas pantallas de ingreso para los datos que no tenemos contemplados en el ERP, tal vez creando sistemas satélites, y recopilar esta información en reportes y gráficas.
Es evidente que tomar una buena salida, implica costos y modificaciones constantes para reflejar los cambios de la organización.
Aportes de un Software ERP
Para quién ya tenga bajo control sus recursos empresariales, ¿qué valor agregado le puede brindar un software ERP?
Me atrevo con una posible respuesta: los procedimientos internos y sus indicadores.
Elegimos utilizar un ERP para eliminar el papeleo, pero si el sistema nos ayuda a planear/administrar los recursos empresariales, debería también manejar los demás procesos de la empresa.
Definitivamente, la fusión de las funcionalidades legacy (Sistema Informático) con todos los procesos de la empresa y de sus controles, será la herramienta que nos permitirá incluir a todas las áreas.
El otorgamiento de datos de operación nos brinda la elaboración de indicadores bajo un concepto de Balanced Scorecards (Cuadro de Mando Integral), y así seguir el camino de la mejora continua.
Fuente: Evaluando ERP (www.evaluandoerp.com)
