El control de la información es un elemento clave para la toma correcta y oportuna de decisiones.
Una organización que no disponga de datos confiables sobre la marcha de sus actividades encontrará serias dificultades a la hora de decidir sobre su producción, logística, finanzas, etc.
Antiguamente, cada sector disponía de su propio sistema de información, diseñado para sus propias necesidades y forma específica de trabajo.
No obstante, esta fragmentación solía generar problemas de incompatibilidad entre bases de datos, obstáculos a la transferencia de información entre departamentos y, en última instancia, la imposibilidad de obtener datos rápidos y confiables sobre las actividades de la empresa.
Ahora bien, un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales como producción, logística, finanzas, contabilidad, ventas y recursos humanos.
ERP combina sistemas antiguamente aislados en un solo software integrado que se ejecuta en una sola base de datos.
Así, los distintos departamentos pueden intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse fácilmente con las otras áreas.
De esta forma, una implementación adecuada de ERP puede generar un enorme retorno financiero para una organización.
Por un lado, genera valor a través de la conexión y gestión de los flujos de información en organizaciones complejas, para que los gerentes puedan tomar decisiones en base a datos que reflejen fielmente el estado actual del negocio.
Por otro lado, ERP permite ahorrar costos a través de la automatización de procesos complejos de transacciones.
Típicamente, en una empresa sin un sistema integrado, el pedido de un cliente comienza como un papel que va viajando de un lugar a otro dentro de la organización.
En el camino, el pedido es tipeado en varias computadoras. Este proceso suele causar atrasos y pérdidas de datos que pueden evitarse a través de la implementación de ERP.
Finalmente, ERP es también una poderosa herramienta para incrementar la satisfacción de los clientes.
En ausencia de un sistema integrado, posiblemente una compañía no sepa en qué proceso se encuentra un pedido particular en un determinado momento.
Así, ante una queja de un cliente, el área de ventas responde: “Nosotros ya hemos tramitado el pedido y no somos responsables de la demora. Llame al departamento de finanzas o al depósito”.
En este contexto, un sistema integrado permite a la compañía identificar exactamente el lugar donde se ha demorado el pedido y tomar velozmente medidas para subsanar el inconveniente.
En definitiva, ERP es una excelente herramienta de gestión para suplir las necesidades de las distintas áreas de una empresa, fomentando la calidad y confiabilidad de la información para tomar decisiones más eficaces, construir procesos más eficientes y, en última instancia, brindar un mejor servicio a los clientes.
