Organizar un congreso es una tarea muy compleja, que requiere la capacidad de planificar estratégicamente y ejecutar una gran cantidad de tareas de forma coordinada. Muchas veces hay años de trabajo y esfuerzo previo, para que al llegar el día “D” todo salga de acuerdo a las expectativas.
Debe tenerse en cuenta además, que el congreso suele tener un rol fundamental no sólo en lo que hace a la difusión de contenidos, sino también en lo relacionado a la generación de fondos para sostener las distintas actividades de una Asociación.
Es importante que el Organizador Profesional de Congresos (OPC), tenga la experiencia y el know how necesario para reconocer el valor estratégico que el congreso representa para la entidad, y acompañarla en el desarrollo del mismo comprendiendo su contexto.
Las áreas que forman parte de la organización del congreso son varias y de muy diversa índole y complejidad. La gestión pre-congreso implica llevar adelante todo el trabajo previo al evento, desde la selección de la sede, marketing del evento, selección de subcontratistas, negociación y gestión de contratos, registros, seguros, atención de requerimientos de futuros participantes (inscripción al evento, hotelería, transporte, tours, etc), captación y atención de la industria relacionada al evento. En fin, la lista puede ser muy larga…
Luego, al llegar la fecha del congreso, hay que realizar una cantidad de gestiones “in situ” para comprobar que todo está efectivamente listo, y evitar desagradables sorpresas que puedan poner en riesgo los resultados deseados. Son muchos los proveedores que trabajan detrás de este gran escenario que es el congreso, los cuales deben ser cuidadosamente coordinados (empresas del rubro audiovisual, catering, construcción de stands, señalización, material para los delegados, seguridad, entre muchos otros).
Por otro lado, está todo el trabajo que implica la atención directa de los participantes. Puede tratarse de delegados nacionales o internacionales, dependiendo de las características del congreso. Estos últimos acarrean una serie de requerimientos adicionales como puede ser alojamiento, traslados, documentación, etc. Lógicamente, todo el trabajo realizado durante la gestión pre-congreso muestra sus frutos durante estos días.
Finalmente, cuando el evento ha concluido, comienza otra etapa que es tan importante como las anteriores: la gestión post-congreso, durante la cual se evalúan resultados comparándolos con los objetivos planteados en el origen y acordados en conjunto entre la Asociación y el OPC.
Existen Asociaciones que deciden derivar la organización de un Congreso a profesionales o empresas, con las que tienen un vínculo previo a partir de la realización de otras tareas como publicidad, marketing o la gestión de sus viajes corporativos.
Pero como hemos visto, un organizador profesional de congresos debe poder encargarse del evento en forma integral, abordando tareas que exceden inclusive la cuestión logística, aportando un valor estratégico para el desarrollo del congreso y de la Asociación. Para esto se necesita una completa experiencia en el tema que permita prever dificultades, y haber desarrollado fuertes relaciones con proveedores de todos los rubros implicados, como así también con las empresas que acompañan con sus productos y aportes el desarrollo del evento.
Por todo esto es importante contar con un OPC que, por un lado, aporte procedimientos y metodología, conocimiento y experiencia, relaciones con proveedores e industria para proponer las mejores opciones en cada aspecto y, por otro, un fuerte entendimiento del mundo de las asociaciones para asegurar una gestión completa y garantizar el éxito del evento y el crecimiento de la Asociación.
