Así como los equipos deportivos realizan una pretemporada muy exigente a la hora de prepararse para enfrentar el desafío de un nuevo año, las empresas realizan su convención anual.
Táctica, técnica, estrategia, preparación física, chequeos, integración, actividades recreativas, trabajo en equipo: en definitiva, la puesta a punto. Un equipo de 20 jugadores, 2 arcos, una pelota y a lo sumo 2 o 3 campeonatos.
Las empresas viven el mismo proceso con niveles de complejidad aún mayores. Productos, clientes, mercado, finanzas, competencia, interfaces internas, comunicación, producción, etc., etc., y más etc.
Esto hace imprescindible, casi innegociable, la realización de una convención para arrancar el año. Muchas compañías la llevan a cabo sólo invitando a la fuerza de ventas y otras convocan también a diferentes áreas de soporte (finanzas, suply chain, RRHH, etc.).
Como es lógico, a medida que avanza el mundo las problemáticas van cambiando, y se hace fundamental comprender los contextos del mercado y fundamentalmente de cada empresa para planear el formato de convención más adecuado. Muchas compañías eligen organizar su convención con la agencia de turismo ya que el mayor peso económico de la misma está en la hotelería, los traslados y las comidas. Sin embargo el gran objetivo no es dormir bien, comer bien ni viajar bien.
Resulta extraño que el contenido, aquello que nos garantice el logro de los objetivos, aquello que hará que el equipo arranque el año con altísima motivación sea lo último en considerar. Como en la concentración deportiva, el director técnico y su equipo planifican la pretemporada pensando en qué hacer primero. Y después, en función de esta planificación, elegirán el lugar adecuado.
Es indiscutible que el lugar debe ser impecable, el viaje logísticamente perfecto y las comidas lo mismo, pero si seguimos la lógica de que lo accesorio sigue a lo principal, lo principal es la propuesta de contenido: cómo haremos para que nuestro equipo salga bien motivado para enfrentar los desafíos que plantea el año.
En las convenciones hay lanzamientos de nuevos productos, momentos de comunicar objetivos, de festejar logros, de reforzar valores, comunicar planes de incentivos y muchas otras cosas. Por esto existen empresas que integran la logística perfecta con los contenidos necesarios para lograr los objetivos que plantea la compañía contratante. Conseguir ese cóctel que una logística, contenidos y recreación, alto impacto en los participantes y resultados en la empresa contratante se logra con profesionales capacitados.
¿Contrataría directamente a un hotel para la pretemporada de su equipo de fútbol?
¿Planificaría la semana previa a un mundial con la agencia que le vende los pasajes?
Hay profesionales en el deporte (director técnico, preparador físico, ayudantes de campo), y hay también profesionales en planificación y ejecución de eventos motivacionales que, a veces solos y otras en equipo con las agencias de turismo diseñan, desarrollan y ejecutan convenciones memorables.
