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¿Qué es ERP?

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Por: Enrique Jones

En un mundo cada vez más competitivo y basado en la tecnología, el control de la información es un elemento clave para la toma correcta y oportuna de decisiones. Ninguna empresa, sea chica, mediana o grande, escapa a esta realidad del mercado. Por lo tanto, las pymes que aún no se han decidido por incorporar un software de gestión o que lo han hecho, pero hace 20 años y que jamás lo renovaron) ya no pueden demorar más: existen hoy alternativas adecuadas a sus presupuestos y necesidades.

ERP (Enterprise Resource Planning), es un software de planeamiento de recursos empresarios. Según IDC, el 32 por ciento de las empresas de menos de 500 empleados no tiene informatizados sus procesos de gestión básicos: facturación, cuentas corrientes, almacenes, manejo de clientes, pagos, tesorería…

Esto no debería continuar así por mucho tiempo. Toda empresa, no importa su tamaño, debería tener una solución de gestión que le permita soportar la operación diaria de sus procesos de negocio y permita obtener Información de gestión para la toma de decisión.

Hora de definiciones
Un sistema ERP es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades de organizacionales tales como producción y logística, finanzas y contabilidad, ventas y recursos humanos.

Esto significa que lo que se trata, es de contar con un solo software que satisfaga las necesidades de todos los departamentos de la empresa.

Antiguamente cada uno de los sectores contaba con su propio sistema. Lo que el ERP hace, es combinar todos los sistemas en un solo software integrado que “corre” (ejecuta) en una sola base de datos, de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse con los otros departamentos mas fácilmente.

Las soluciones de ERP han sido descriptas como la segunda tecnología en importancia de la última década, después de Internet.

Es un gran desafio construir un unico software que supla las necesidades del departamento financiero, así como las de los trabajadores de recursos humanos y también las del depósito y es eso lo que el ERP hace. Cada uno de esos departamentos, típicamente, poseen su propio sistema, cada uno perfeccionado para cada necesidad, para la forma de trabajo de cada departamento. El ERP combina todos ellos juntos en un solo programa de software integrado que trabaja con una base de datos en común. De esta forma, todos los departamentos pueden más fácilmente compartir informacion y comunicarse entre sí.

Este concepto integrador puede generar un gran retorno financiero si las empresas implementan el software adecuadamente. Tomando el pedido de un cliente como ejemplo: normalmente, cuando él hace un pedido, aquel pedido comienza un proceso en papel, de un lugar a otro en la empresa, siendo tecleado y reingresado en varias computadoras a lo largo del camino. Todos estos procesos causan atrasos y pérdidas de pedidos, y cada entrada en un sistema diferente, es propenso a errores. Al mismo tiempo, ninguna compañía sabe realmente en qué proceso un pedido se encuentra en un determinado momento porque no hay en el departamento financiero, por ejemplo, un ingreso al sistema del depósito para ver si el item fue embarcado. “Usted tendra que llamar al depósito”, es la tipica respuesta que se le da a los consumidores.

Un ERP crea valor de dos maneras: conecta y gestiona los flujos de información en organizaciones complejas para que el personal de gestión y operativo pueda tomar decisiones en base a información “perfecta”, que refleje verdaderamente el estado actual del negocio. También automatiza procesos complejos de transacciones y por ende, ahorra costos.

El mundo PYME
Una empresa que hace cinco facturas por día, tal vez no necesite un software para poder administrarlas. Las empresas más chiquitas, generalmente, tienen un estudio contable detrás que maneja la contabilidad y la faz administrativa, por lo que el software está del lado del estudio y no de la compañía.

Lo cierto es que las tendencias muestran que cada vez más las pymes están incorporando ERPs. Los motivos para que esto ocurra son incontables y van desde la misma presión del mercado todos lo tienen, por qué yo no) hasta cuestiones estrictas de negocios: empresas chicas que tienen como proveedoras o clientes a grandes compañías que exigen una gestión adecuada para realizar operaciones u organizaciones familiares que aprovechando la situación coyuntural se lanzaron a exportar y que necesitan tener su administración ordenada para obtener resultados positivos.

Muchas pymes están incorporando ERPs como parte del cambio generacional en el Management. Los hijos de empresarios pymes que nacieron en un mundo informatizado tienden a incluir la tecnología en sus negocios. Otras, empujadas por el crecimiento, requieren mayores niveles de sofisticación en el gerenciamiento de la compañía.

Lo seguro es que hoy implementar ERP ya no es una cuestión vedada a las grandes compañías. Todo lo contrario: es una herramienta que permite administrar simplemente todos los recovecos de un negocio sin tener que apostar a soluciones parciales para cada uno de ellos.

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